Solitium S.L. es un grupo de empresas especializadas en informática, servicios IT, ofimática, impresión 3D, impresión profesional, software empresarial, gestión documental y soluciones audiovisuales. En esta entrevista, el Director de la Línea de Negocio de Gestión Documental de Grupo Solitium, Oriol Farrés, explica su visión sobre cómo la IA influirá en la gestión documental.

¿Cómo puede la gestión documental optimizar los procesos y mejorar la eficiencia de las empresas?

La gestión documental permite automatizar procesos, reducir tiempos de búsqueda y eliminación de documentos en papel, mejorar la colaboración entre departamentos y garantizar el cumplimiento normativo. Al digitalizar y estructurar la documentación, las empresas pueden acceder a la información de forma más ágil y segura, lo que se traduce en una mayor productividad y eficiencia operativa.

La IA se ha convertido ya en un pilar fundamental en la gestión documental. ¿Qué mejoras ha aportado y qué está por venir?

La inteligencia artificial ha permitido automatizar la clasificación y extracción de datos de documentos, reducir errores humanos y agilizar procesos como la validación de facturas o la gestión de contratos. Además, el aprendizaje automático mejora continuamente estos procesos, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Pero esto es solo el principio. En un futuro muy cercano, la IA no solo organizará y procesará documentos, sino que permitirá a las empresas interactuar con su repositorio documental de manera totalmente nueva. Será posible hacer preguntas concretas sobre una documentación y recibir respuestas precisas basadas en la información almacenada.

Por ejemplo, una empresa podrá preguntarle a su sistema de gestión documental “¿cuál fue el contrato firmado con el proveedor X en marzo del año pasado y cuáles eran sus condiciones de pago?” y la IA proporcionará la respuesta extrayendo directamente la información del documento relevante. Esto supondrá un avance enorme en la forma en que las empresas acceden y utilizan su información, reduciendo aún más el tiempo de búsqueda y mejorando la toma de decisiones.

¿Cómo combate la gestión documental el aumento de las amenazas cibernéticas?

Hoy en día, la seguridad es clave, y las soluciones de gestión documental están diseñadas para proteger la información con cifrado, accesos controlados y registros de actividad. Además, al trabajar con la nube, muchas plataformas ofrecen copias de seguridad y protección contra ciberataques, lo que reduce mucho los riesgos.

¿Cuáles son los beneficios de contar con una buena gestión documental en la relación con el cliente?

Los clientes valoran la rapidez y la transparencia, y una buena gestión documental permite dar respuestas más ágiles sin perder tiempo buscando documentos. Además, mejora la experiencia del cliente porque evita errores, facilita el acceso a la información y aporta un trato más profesional y organizado.

¿Cómo influirá en la gestión documental de las empresas que la facturación electrónica sea obligatoria en todas las empresas a partir de este año?

Va a obligar a muchas empresas a digitalizarse sí o sí. Tener una gestión documental eficiente será clave para cumplir con la normativa sin que se convierta en un dolor de cabeza. Además, automatizar la gestión de facturas hará que todo sea más rápido y transparente, desde la recepción hasta la contabilidad.

¿A qué desafíos importantes se enfrenta la gestión documental?

Uno de los grandes retos sigue siendo el cambio de mentalidad en muchas empresas que aún dependen del papel o de sistemas antiguos. También está la seguridad, porque cada vez manejamos más datos sensibles. Y, por supuesto, adaptarse a la regulación, que evoluciona constantemente y obliga a las empresas a actualizar sus sistemas.

¿Considera que es un buen momento para invertir en herramientas de gestión documental?

Totalmente. Cada vez más empresas están digitalizando sus procesos, y la gestión documental es clave para hacerlo bien. Además, con la obligatoriedad de la facturación electrónica y el aumento del teletrabajo, invertir en estas herramientas no es sólo una mejora, sino una necesidad para seguir siendo competitivos.

Además, hay ayudas como el Kit Digital, que facilitan la inversión en tecnología para pequeñas y medianas empresas. Gracias a estos programas, muchas compañías pueden implementar soluciones de gestión documental con un coste reducido o incluso sin inversión inicial, lo que hace que ahora sea un momento ideal para dar el salto a la digitalización.

¿Cuáles serían sus consejos para elegir un programa de gestión documental?

Es fundamental evaluar la facilidad de uso, la integración con otros sistemas de la empresa y el nivel de automatización que ofrece. También es importante considerar aspectos como la seguridad, la escalabilidad y el soporte técnico. Cada empresa tiene necesidades distintas, por lo que es recomendable optar por una solución flexible y adaptable que garantice eficiencia y cumplimiento normativo.

Pero tan importante como elegir un buen programa es contar con un buen socio que sepa entender las necesidades de la empresa, analizar los puntos de mejora, implementarlo correctamente y acompañar al cliente en todo el proceso de transformación. Sin una implementación adecuada y un equipo experto detrás, incluso la mejor herramienta puede quedarse en un simple software sin aprovechar todo su potencial. La clave del éxito está en la combinación de una solución potente y un implementador con experiencia que garantice una adopción efectiva y una mejora real en los procesos.

¿Cuál es su oferta para este mercado?

Ofrecemos soluciones de gestión documental que ayudan a las empresas a optimizar su día a día, desde la gestión de facturas hasta la organización de contratos o documentación interna. Contamos con una amplia experiencia en el sector, con años de trabajo y cientos de clientes que han confiado en nosotros para digitalizar sus procesos. Gracias a esta trayectoria, entendemos perfectamente los retos a los que se enfrentan las empresas y sabemos cómo adaptar nuestras soluciones para aportarles el máximo valor.

Trabajamos con tecnología avanzada, incluyendo IA y automatización, para que los procesos sean más rápidos y seguros. Además, disponemos de una estructura dedicada exclusivamente a esta línea de negocio, lo que nos permite ofrecer un servicio altamente especializado. Esto nos ha llevado a ser reconocidos como uno de los mayores implementadores de gestión documental a nivel nacional. Nuestro equipo acompaña a las empresas en todo el proceso de implementación para asegurarnos de que aprovechen al máximo la herramienta y logren una transformación digital real y efectiva.