En Drupa 2016 Enfocus sorprendió al sector por su debut con una nueva tecnología de Aprobación para PDF destinada a Switch, su galardonada solución de automatización. Basada en PitStop, la otra galardonada tecnología de Enfocus para la aplicación de Preflight, corrección y edición de archivos PDF, el Módulo PDF Review proporciona una solución sencilla, pero extremadamente eficaz y rentable para la revisión y aprobación o rechazo de archivos PDF nativos.

“El proyecto empezó realmente como algo completamente diferente” explica Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager responsable de la familia de productos PitStop, “Inicialmente teníamos una idea de producto completamente diferente, pero al comentar nuestros planes con los clientes para conocer su opinión, se hizo evidente que existía otra necesidad. Los clientes querían una solución muy sencilla y basada en la preimpresión, para la revisión y aprobación de PDF. Una solución que pudiera ser utilizada por una amplia gama de clientes, desde el personal medio no especializado, hasta el profesional de la preimpresión, y sin laboriosas condiciones de configuración del trabajo o de necesidad de formación. Así nació el Módulo PDF Review.”

El propósito de la solución es reemplazar enviar las pruebas manuales en pantalla por email y superar los problemas y despropósitos con dicho proceso. Bai-Collins continua, “Hablando con los clientes, descubrimos que incluso en los que ya tenían sofisticadas soluciones de portal en sus flujos de trabajo, enviar las pruebas por email aún formaba una parte de su proceso de producción diario. Ya usaban sus portales para los clientes con los que trabajan habitualmente, pero para algunos trabajos concretos, o para los clientes con que realizaban uno o dos trabajos al año, continuaban enviando las pruebas por email.”

“Uno de los problemas al enviar pruebas PDF por email, es que los clientes no tienen ningún control sobre el tipo de visor de PDF que usan sus clientes al revisar los archivos PDF. Esto abre una gran posibilidad de riesgo sobre la interpretación incorrecta de la sobreimpresión y la transparencia, y lo que se muestra en pantalla. Además descubrimos que muchos clientes crean un archivo PDF diferente para enviarlo por email, frecuentemente en resolución más baja y convertido a RGB para superar las limitaciones de tamaño en los envíos por email.”

“Puesto que la mayoría de emails son generados manualmente, decidimos crear una solución que automatiza el proceso de generación de pruebas a enviar por email y resuelve los problemas habituales que causan confusiones e incomodidades con los clientes.”

El Módulo PDF Review se entrega como una app para Switch – que puede descargarse en la tienda Enfocus Appstore – y una aplicación de servidor web externo. La app se instala en Switch y puede añadirse a cualquier flujo de Switch. El servidor web se puede instalar localmente o externamente en la DMZ de un cliente, en un centro de datos o en un servidor en la nube.

El Módulo PDF Review envía un email a un cliente individual, que puede diseñarse en HTML y personalizarse con una marca, y que incluye un enlace. Al pulsar el enlace, se abre el navegador predeterminado del cliente y se carga el archivo PDF en alta resolución. Resulta crucial para el cliente que ya no es necesario descargar ni instalar nada más, ni tampoco se requiere un nombre de usuario ni una contraseña. La interfaz es dinámica y soporta diferentes diseños para la visualización en tablet y en ordenador de sobremesa.

“Dedicamos mucha atención a la experiencia del usuario.” declara Bai-Collins, “Hemos usado una empresa externa UX para ayudarnos en el diseño, y los comentarios recibidos en Drupa y los de nuestras pruebas en campo posteriores, han justificado perfectamente esta inversión. Se ha valorado muy bien su diseño sencillo, y también que las herramientas disponibles para el usuario se pueden personalizar automáticamente para cada cliente, en función de sus conocimientos y de su experiencia.”

El Módulo PDF Review incluye todas las herramientas necesarias que pueden esperarse en una herramienta para aprobación, incluyendo además algunas de exclusivas. Los usuarios pueden ver las separaciones de color individuales, comprobar la cobertura de tinta, añadir anotaciones, se dispone de una herramienta densitómetro, y de una vista del tipo esquema. Puede verse la información del documento, y al seleccionar un objeto en el PDF, se pueden ver los atributos de dicho objeto como en PitStop Pro Inspector. “Dado que PDF forma parte del DNA de Enfocus, los usuarios ya esperan algo adicional de nosotros” comenta Bai-Collins.

“Al previsualizar su concepto, a la gente le gustaba el conjunto de herramientas pero mostraban preocupación sobre que quizá fuera demasiado complejo para algunos clientes. Considerando estos comentarios, hemos hecho que la interfaz sea completamente personalizable y dinámica. Si es necesario, se puede mostrar a cada cliente un grupo de herramientas diferente, para que no se sientan agobiados o intimidados, como todo esto se hace automáticamente la solución resulta muy amigable para el usuario.”

Las opciones de aprobación para el Módulo PDF Review también son completamente personalizables. Se basan en el flujo de Switch. El número de opciones de aprobación y la terminología de la aprobación y el idioma utilizado, pueden variar entre un flujo de Switch y otro. “Hemos tenido unos 50 clientes y 40 colaboradores piloto probando la solución desde Drupa, algunos de ellos ya usándola en producción real. Los comentarios han sido extremadamente positivos y ahora estamos muy ilusionados haciendo que la solución esté disponible para otros usuarios.” El Módulo PDF Review requiere la Switch Core Engine 13 actualización 1 y siguientes. Para la máxima automatización y eficacia, se recomienda incluir el Módulo Switch Metadata a la configuración de Switch.

El Módulo PDF Review está disponible actualmente en 17 idiomas, incluyendo: chino, danés, holandés, inglés, finlandés, francés, alemán, hindi, italiano, japonés, coreano, noruego, polaco, portugués (brasileño), español, sueco y ruso, seguirán otros idiomas.