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Claves para conseguir costes de impresión predecibles

  • Publicado el 13 de Marzo de 2023

La incertidumbre económica hace que las empresas se muestren más receptivas a propuestas de todo incluido, lo que se traduce en una mayor tranquilidad y previsión de coste. La impresión no iba a ser menos. Por eso es tan importante conseguir que los costes de impresión sean predecibles.

Claves para conseguir costes de impresión predecibles

Impredecible. Así se puede calificar el escenario al que se enfrentan las empresas. Impredecible debido a los diferentes condicionantes que dan como resultado una volatilidad económica casi sin precedentes. La pandemia, los distintos disturbios políticos, y otros acontecimientos que hemos vivido – y estamos viviendo – dan como resultado un repunte importante de la inflación. Esto se traduce en un encarecimiento de los productos y servicios tecnológicos.

El escenario

Las consultoras, ya sean IDC o Gartner, han revisado a la baja en las últimas semanas sus previsiones de cara a 2023. A modo de ejemplo, IDC predijo en agosto del año pasado que la inversión en TI en Europa continuaría creciendo un 4% en 2023, aunque un mes antes advirtió que un "escenario de recesión" alternativo podría dar lugar a una "modesta contracción".

A lo que hay que unir un problema que empieza a provocar muchos quebraderos en las empresas, como es la escasez de personal cualificado. Muchos responsables de TI no dan abasto, siendo la consecuencia la dificultad creciente de gestionar sus equipos, incluido el parque de impresoras y escáneres. Y no hay que olvidar que son equipos con unos costes que se mirarán cada vez más con lupa.

En esta tesitura, IDC recomienda a las pequeñas y medianas empresas disponer de reservas para afrontar etapas económicas difíciles. Grosso modo, “que utilicen la tecnología de forma inteligente y se centren cuanto antes en la eficiencia, el ahorro de costes, la productividad y la automatización para poder abordar la tormenta económica actual". Más si cabe cuando la consultora también señala un comportamiento que se repite en las pymes más pequeñas: utilizan menos las tecnologías Cloud y dependen más del hardware – como las impresoras –, por lo que son más vulnerables a los periodos de escasez.

La consecuencia es clara: uno de los objetivos prioritarios de muchas empresas para 2023 será reducir costes.

Claves para conseguir costes de impresión predecibles

La necesidad de imprimir

Todo ello en un escenario en el que para muchas empresas disponer de documentación impresa sigue siendo una necesidad en su día a día. Cierto es que los volúmenes de impresión en las oficinas han bajado y puede que las necesidades no sean las mismas que antes de la pandemia.

Hasta ahora, y como norma general, las empresas revisaban los costes de impresión cuando el renting de sus equipos estaba llegando a su fin o cuando sus equipos se estropeaban, abriendo un periodo para decidir si realizaban nuevas inversiones. Sin embargo, no son pocas las que se están encontrando un parque de impresión sobredimensionado debido a la coyuntura actual y los cambios que se produjeron en las empresas con la adopción del teletrabajo, trabajo híbrido, en remoto, etc.

Por consiguiente, un análisis de los dispositivos actuales de impresión y escaneado puede dar lugar a oportunidades de negocio interesantes, para ajustar los equipos a las necesidades actuales y hacer con que los equipos estén funcionando de la forma más rentable y eficiente posible.

Costes más predecibles

Es lo que se preguntan muchas empresas, pues es lo que realmente quieren saber.

Algunas medidas son tan sencillas como adoptar un enfoque más estratégico en torno a la gestión de costes. Basta con reubicar los dispositivos para garantizar un uso más eficiente, automatizar los pedidos de consumibles o implementar medidas para que los usuarios impriman preferencialmente a doble cara y solo utilicen la impresión a color cuando sea realmente necesaria. Son, en definitiva, algunas de las mejoras que Brother recomienda al Canal para proponerlas a clientes actuales y potenciales y, de esta manera, fidelizar y ganar nuevos negocios.

Otra propuesta interesante para las empresas de cara a la contención de los costes de impresión pasa por ser más receptivas a las propuestas todo incluido (con mantenimiento), lo que se traduce en una mayor tranquilidad y previsión de costes en un momento, como vimos al principio de este artículo, caracterizado por la volatilidad de los precios. Más información Brother.

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